O que é a Factura Electrónica?

A facturação electrónica é uma temática presente nos diversos sectores de actividade e a sua adopção é cada vez mais tida como uma prioridade. O que se entende por Factura Electrónica?

A factura electrónica remete-nos para o mesmo documento comercial convencional apresentado apenas sob um suporte electrónico. À semelhança da factura em papel, este documento garante o valor legal e fiscal, sendo obrigatório que satisfaça as condições exigidas por lei para garantir a autenticidade da sua origem, a integridade do seu conteúdo e a disponibilidade durante o período legal do documento.

O documento é gerado automaticamente desde um sistema informático que converte documentos originais em suporte digital, num formato facilmente visualizável ou num formato standard de EDI (Electronic Data Interchange). O sistema deve assegurar a distribuição ou recepção das facturas electrónicas e ainda suportar funcionalidades como a assinatura digital, a validação das assinaturas dos documentos recebidos, a validação dos próprios documentos assinados e os certificados que foram utilizados.

O uso de sistemas de Facturação Electrónica resulta em ganhos substanciais para as empresas que os utilizam. Os mais evidentes são a eliminação de grande quantidade de processos manuais, tanto para gerar e distribuir as facturas, como para as receber e processar nos seus sistemas financeiros. A redução do consumo de papel é claramente um ganho tangível e ambiental: todo o processo de facturação é garantido sem utilização de papel, existindo uma evidente diminuição do seu consumo e de impressão, principalmente se pensarmos que um milhão de facturas equivale aproximadamente a 500 Kg de celulose.

A implementação da Facturação Electrónica não se resume apenas a ganhos suplementares, existem também custos associados. O mais óbvio é o investimento necessário para a implementação do sistema que pode ser minimizado se as empresas optarem por serviços de Facturação Electrónica em regime de Outsourcing. Desta forma, a empresa em vez de adquirir uma infra-estrutura complexa e software de base especifico, recursos humanos especializados e conhecedores dos requisitos técnicos e legais, etc., transfere os processos de Facturação Electrónica a um prestador de serviços ao qual paga em função da utilização do sistema e do número de documentos que se processam.

No nosso país, a legislação definiu um quadro legal muito propício para a adopção de sistemas de Facturação Electrónica, pelo que já existem algumas grandes empresas a impulsionarem este tipo de soluções. No momento de implementar um sistema, deve-se considerar o quadro legal do país ou países em que irá efectuar as transacções comerciais e ao seleccionar uma empresa de IT não se deve ter apenas como critério de selecção a capacidade técnica, mas também a capacidade de garantir uma validação legal para esses países.

Os sistemas de Facturação Electrónica são uma oportunidade de dotar as empresas portuguesas com meios de optimização e obter de vantagens competitivas que resultam por um lado da redução de custos e por outro, da melhoria e do aumento de fiabilidade dos processos internos. O passo seguinte consiste em integrar os sistemas de facturação com aplicações de gestão documental e de workflow ágeis, assim como com sistemas financeiros, todos eles com capacidade de relacionar-se entre si. Esta integração permite às empresas gerir o seu processo de facturação de uma forma fácil e integrada end-to-end, optimizando os processos de facturação dos seus parceiros.

O sucesso da experiência em processos de facturação fará com que os sistemas de assinatura digital se estendam a outros processos e funções com implicações legais como a gestão de encomendas, as homologações de peças, a liquidação de impostos e em definitivo todas as relações empresa – Administração Pública, que em Portugal já começa a ser uma realidade.

Artigo da Autoria de José Carlos Padre Eterno, Solution Sales Director, T-Systems Portugal publicado na Computerworld

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