As organizações continuam assoberbadas em informação. As fontes deste caos variam ao nível individual de cada empresa, mas partilham premissas básicas para o crescimento do negócio, compatibilidade com novas regulamentações e com a retenção e incremento de clientes.
São factores como estes que necessitam de um maior nível de comunicação entre as organizações e os seus stakeholders, incluindo os clientes.
Muita da informação tem uma origem externa à infra-estrutura das empresas de TI (tecnologias de informação) e, como tal, as empresas procuram novas formas de gerir eficientemente a diversidade dos documentos que entram. Assim, tal como as empresas automatizaram a variedade de outputs que gerem (correspondência, relatórios, …), agora procuram soluções que automatizem o processo dos inputs. Estas são as bases para o Enterprise Input Management (EIM).
O EIM pode ser entendido como uma série de processos e ferramentas que gerem a recepção, validação e encaminhamento da informação baseada em papel através de toda a organização.
A relevância do ILM
Os ambientes de TI evoluíram em reacção à necessidade crescente de gestão dos inputs, focada no ILM (Information Lifecycle Management) para melhorar a gestão da informação nas Iorganizações. Para o EIM, as aplicações chave ILM incluem:
* Transaction Processing – o processo inicial de transacções;
* Collaboration – suporte da interacção entre duas partes;
* Records Management – arquivar e guardar processos e auditar.
O EIM suporta o ILM, integrando-o com o Content Management System e com o Information Management System. O Content Management gere o arquivo de processos de uma grande variedade de conteúdos que uma organização possa utilizar nos seus processos de negócio. O Information Management é o sistema mais tradicional utilizado no negócio, incluindo soluções de ERP, CRM, ou outra aplicação empresarial.Os avanços recentes na tecnologia afectaram o grau de integração fornecido entre um sistema EIM e os outros sistemas empresariais. Esta integração inclui:
* Classificação documental. O EIM utiliza um conjunto de tecnologias para analisar os documentos que entram, de forma a classificá-los como um determinado tipo de transacção.
* Validação dos dados. O EIM potencia as ferramentas de EAI para permitir maior clareza na agregação de dados e conteúdos.
* Relatórios e Monitorização. O EIM fornece um elevado grau de “documentos inteligentes”, o que permite serviços de gestão de registos.
Optimização EIM
O EIM fornece um ambiente para optimizar a captura, análise e encaminhamento de uma série de inputs que as organizações recebem. Muitos dos inputs recebidos têm a forma de documentos (facturas, correspondência diversa, contratos), o que tem uma correlação directa com certo tipo de transacções.
A figura que se segue representa a forma como o EIM se encaixa na infra-estrutura de TI das organizações. O EIM fornece numerosos serviços e ferramentas que são completamente configuráveis, incluindo:
* Captura. Fornece diversas interfaces que suportam uma variedade de inputs e formatos, e actua como o “portal de importação” para todos os documentos recebidos pela organização.
* Classificação. Determina quais as transacções que são representativas do documento, através da análise do conteúdo, quer seja estruturado (formulários), semi-estruturado (facturas) ou não-estruturado (correio electrónico).
* Extracção. Extrai elementos específicos do documento.
* Validação. O EIM avalia a clareza e a integridade dos dados coligidos, através da integração com um ambiente de TI empresarial. Uma variedade de regras de negócio pode ser adicionada, baseada no tipo de transacções e nas características dos dados.
* Exportação. Assim que o documento e os dados são validados, o EIM distribui a informação para uma aplicação empresarial (ERP, CRM…).
Benefícios EIM
* São conseguidas eficiências operacionais pela capacidade de um EIM automatizar a captura de informação, libertando as pessoas das tarefas básicas de inserção de dados.
* As excepções num ambiente aplicacional empresarial podem ter custos elevados. O EIM pode localizar e lidar com estas excepções antes que entrem nos sistemas de back-end.
* O EIM reduz os custos em termos de TI, ao fazer convergir inputs díspares (papel, electrónico, web) em outputs comuns numa única plataforma de EIM.
* Ao recolher com maior detalhe as características dos documentos, o EIM também abarca processos de complementariedade.
* A qualidade de serviço é mandatória em qualquer negócio. O EIM permite a uma organização responder a transacções, inquéritos e correspondência de diversos stakeholders, incluindo clientes, parceiros e empregados.
Nota importante: Este artigo foi gentilmente cedido pela Sinfic